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Einmal pro Woche? Dreimal? Oder jeden Abend?
Wer für die Reinigung eines Büros verantwortlich ist, stellt sich früher oder später genau diese Frage: Wie oft sollte eigentlich gereinigt werden?
Die Antwort ist weniger spektakulär als erhofft: Es kommt darauf an.
Denn ein Büro mit fünf Mitarbeitenden und wenig Kundenverkehr hat völlig andere Anforderungen als ein Grossraumbüro, in dem täglich fünfzig Personen ein- und ausgehen.
Professionelle Büroreinigung bedeutet deshalb nicht einfach, möglichst oft zu putzen. Viel wichtiger ist, die richtigen Bereiche im richtigen Rhythmus zu reinigen.
Und genau hier kommt das Pflichtenheft ins Spiel.
Eine pauschale Zahl funktioniert bei der Büroreinigung selten.
Entscheidend ist, wie das Gebäude tatsächlich genutzt wird.
Ein Sitzungszimmer, das zweimal pro Woche gebraucht wird, muss beispielsweise nicht gleich häufig gereinigt werden wie ein WC, das täglich von zahlreichen Personen benutzt wird.
Dasselbe gilt für Arbeitsplätze, Eingangsbereiche, Küchen oder Treppenhäuser.
Je stärker ein Bereich beansprucht wird, desto häufiger sollte er kontrolliert und bei Bedarf gereinigt werden.
Die Frage lautet deshalb nicht nur:
«Wie oft kommt die Reinigungsfirma?»
Sondern vielmehr:
«Welche Arbeit wird wie oft ausgeführt?»
Das klingt ähnlich – macht in der Praxis aber einen grossen Unterschied.
Schauen wir uns ein typisches Büro an.
Der Eingangsbereich ist die Visitenkarte des Unternehmens. Schmutz von draussen, Staub, Regentropfen oder im Winter Salz werden hier schnell sichtbar.
In den eigentlichen Büroräumen entstehen dagegen vor allem Staub, Papierabfälle und normale Laufspuren.
Und dann gibt es Küche und Sanitäranlagen.
Diese Bereiche werden intensiv genutzt und benötigen in der Regel mehr Aufmerksamkeit als ein wenig gebrauchtes Archiv oder Sitzungszimmer.
Ein gutes Reinigungskonzept behandelt deshalb nicht einfach die ganze Fläche gleich.
Es berücksichtigt die tatsächliche Nutzung jedes Bereichs.
Wer in einem Büro arbeitet, kennt es:
Am Morgen ist die Küche sauber.
Um zehn Uhr hat die Kaffeemaschine offenbar bereits einen kleinen Krieg hinter sich.
Küchen und Aufenthaltsbereiche sind typische Beispiele dafür, warum ein starrer Reinigungsrhythmus nicht immer ausreicht.
Auch Sanitäranlagen müssen abhängig von Mitarbeiterzahl und Nutzung betrachtet werden.
Bei einem kleinen Betrieb kann eine Reinigung in grösseren Abständen ausreichend sein. Bei vielen Mitarbeitenden oder starkem Kundenverkehr kann eine deutlich häufigere Reinigung notwendig werden.
Genau solche Unterschiede sollte ein gutes Reinigungskonzept berücksichtigen.
Mehr Personen bedeuten normalerweise auch mehr Nutzung.
Mehr Schritte auf dem Boden, mehr Abfall, mehr benutztes Geschirr und mehr Beanspruchung der Sanitäranlagen.
Doch auch hier gilt:
Die Anzahl Mitarbeitenden allein reicht für die Planung nicht aus.
Ein Büro mit zwanzig Personen, die hauptsächlich am Arbeitsplatz sitzen, kann andere Anforderungen haben als ein Betrieb mit zehn Mitarbeitenden und ständigem Publikumsverkehr.
Deshalb schauen wir uns bei einer professionellen Planung immer das gesamte Objekt und seine Nutzung an.
Das hängt vom vereinbarten Auftrag ab.
Typische Arbeiten einer laufenden Unterhaltsreinigung können zum Beispiel das Saugen oder Feuchtreinigen von Böden, die Reinigung von Sanitäranlagen, das Leeren von Abfalleimern sowie die Reinigung von Küchen und häufig genutzten Oberflächen umfassen.
Andere Arbeiten müssen dagegen nicht bei jedem Einsatz ausgeführt werden.
Fenster, Teppiche, Türen, Sockelleisten, Heizkörper oder schwer zugängliche Bereiche können beispielsweise in längeren Intervallen eingeplant werden.
Genau deshalb ist die Aussage «Bitte einfach das Büro putzen» für eine professionelle Reinigung etwas zu ungenau.
Ein Pflichtenheft hält fest, welche Reinigungsarbeiten wann ausgeführt werden.
Das klingt zunächst nach Papierkram.
In Wirklichkeit ist es eines der wichtigsten Werkzeuge für eine funktionierende Unterhaltsreinigung.
Denn ohne klare Vereinbarung kann «sauber» für den Kunden etwas völlig anderes bedeuten als für die Reinigungsfirma.
Ein gutes Pflichtenheft kann beispielsweise festlegen:
Damit wissen beide Seiten genau, was vereinbart wurde.
Und falls etwas nicht stimmt, lässt sich wesentlich einfacher beurteilen, ob eine Arbeit vergessen wurde oder gar nicht Bestandteil des Auftrags war.
Natürlich könnte man theoretisch bei jedem Einsatz jede Tür, jede Sockelleiste, jedes Fenster und jeden Heizkörper reinigen.
Sinnvoll wäre das in den meisten Büros allerdings nicht.
Professionelle Reinigung bedeutet auch, Arbeitszeit dort einzusetzen, wo sie benötigt wird.
Ein täglich benutztes WC braucht mehr Aufmerksamkeit als die Oberseite eines Schranks im Sitzungszimmer.
Ein Eingangsbereich im Winter benötigt möglicherweise mehr Pflege als im Hochsommer.
Und eine kaum genutzte Fläche muss nicht automatisch genauso häufig gereinigt werden wie ein stark beanspruchter Arbeitsplatz.
Gute Reinigung ist deshalb nicht möglichst viel Reinigung – sondern die richtige Reinigung zum richtigen Zeitpunkt.
Auch bei einer gut geplanten Unterhaltsreinigung gibt es Arbeiten, die nicht jedes Mal ausgeführt werden.
Mit der Zeit können sich deshalb an bestimmten Stellen Verschmutzungen aufbauen.
Hier kommt die Grundreinigung ins Spiel.
Sie geht tiefer und kümmert sich um Bereiche oder Verschmutzungen, die im normalen Reinigungsablauf nicht laufend intensiv bearbeitet werden.
Unterhalts- und Grundreinigung sind deshalb keine Gegensätze.
Sie ergänzen sich.
Die Unterhaltsreinigung hält das Objekt im Alltag sauber. Die Grundreinigung sorgt periodisch dafür, dass auch tieferliegende oder schwer zugängliche Bereiche wieder intensiv bearbeitet werden.
Ein Reinigungskonzept ist nicht für alle Ewigkeit in Stein gemeisselt.
Unternehmen verändern sich.
Vielleicht arbeiten plötzlich doppelt so viele Personen im Büro. Ein neuer Aufenthaltsraum kommt hinzu. Die Arbeitszeiten ändern sich oder das Unternehmen empfängt deutlich mehr Kunden als früher.
Dann sollte auch die Reinigung angepasst werden.
Deshalb ist es sinnvoll, das Pflichtenheft von Zeit zu Zeit gemeinsam zu überprüfen.
Sind die Intervalle noch richtig?
Gibt es Bereiche, die zu häufig gereinigt werden?
Oder Stellen, die eigentlich mehr Aufmerksamkeit benötigen?
Manchmal lässt sich durch eine kleine Anpassung bereits deutlich mehr erreichen.
Planen Sie eine Büroreinigung nicht vom Zeitaufwand her, sondern vom gewünschten Ergebnis.
Die Frage sollte also nicht zuerst lauten:
«Wie viele Stunden Reinigung brauchen wir?»
Sondern:
«Wie soll unser Büro aussehen und welche Arbeiten sind dafür notwendig?»
Erst danach werden sinnvolle Reinigungsintervalle festgelegt.
So entsteht ein Konzept, das zum Objekt passt – statt ein beliebiger Reinigungsplan, der überall gleich aussieht.
Wie oft ein Büro gereinigt werden sollte, hängt von Grösse, Nutzung, Mitarbeiterzahl, Kundenverkehr und den einzelnen Bereichen des Gebäudes ab.
Sanitäranlagen und Küchen benötigen möglicherweise andere Intervalle als Büroräume, Sitzungszimmer oder wenig genutzte Nebenräume.
Ein massgeschneidertes Pflichtenheft schafft dabei Klarheit.
Es legt fest, welche Arbeiten wann ausgeführt werden und verhindert, dass Kunde und Reinigungsfirma unterschiedliche Vorstellungen vom Auftrag haben.
Oder kurz gesagt:
Eine gute Büroreinigung beginnt nicht mit dem Putzlappen – sondern mit einem vernünftigen Plan.
Die Putzvogel GmbH übernimmt einmalige und laufend wiederkehrende Unterhaltsreinigungen für Büros, Praxen, Treppenhäuser und weitere gewerbliche Objekte.
Gerne erstellen wir für Ihr Objekt ein massgeschneidertes Pflichtenheft und eine unverbindliche Offerte.
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